BAB 3 - SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG CV. ERACOM MEDAN

February 13, 2016

BAB 3

SISTEM PERSEDIAAN PADA CV. ERACOM MEDAN

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

Setiap instansi pemerintahan maupun swasta baik dalam bentuk perusahaan, organisasi maupun instansi seharusnya sudah memanfaatkan teknologi informasi (sistem komputerisasi) untuk mendukung kinerja sesuai dengan tingkat kebutuhannya masing-masing. Tetapi dalam kenyataanya masih banyak perusahaan dan instansi yang belum menggunakan/memiliki sistem komputerisasi dalam kegiatan operasionalnya. Dalam dunia perdagangan salah satu fasilitas yang sangat dibutuhkan adalah komputer dan perangkat pendukungnya, tidak hanya untuk mencari informasi, namun juga sering digunakan dalam proses transaksi jual beli.

Pada awalnya usaha bisnis ini didirikan pada tanggal 08 Mei 2004 dengan nama Era Mulia dan seiring dengan berjalannya waktu pada tahun 2010 berubah menjadi CV. Eracom Medan dan bekerja sama dengan perusahaan – perusahaan lain diluar maupun didalam kota Medan untuk memasarkan produksi – produksi perusahaan tersebut. CV. Eracom Medan beralama di Jl. Rebab No. 8 Padang Bulan Medan. Perusahaan ini bergerak di bidang penjualan barang – barang elektronik dan juga melayani sparepart, servis komputer/laptop dan ATK (Alat Tulis Kantor).

Sampai saat ini CV. Eracom Medan telah menjadi salah satu pusat perbelanjaan dibidang elektronik yang menyediakan semua kebutuhan peralatan elektronik dengan harga yang terjangkau atau tidak terlalu mahal, akan tetapi mengutamakan kualitas barang sehingga pelanggan merasa nyaman dan puas dengan barang yang dijual pada perusahaan tersebut.

Demikianlah gambaran umum atau sejarah singkat berdirinya CV. Eracom Medan dari awal berdirinya perusahaan tersebut sampai saat ini. Berikut adalah logo dari CV. Eracom Medan.


	$Description: C:\Users\Server\Desktop\stempel eracom.jpg$

Gambar 3.1 Logo CV. Eracom Medan

3.1.1 Visi dan Misi CV. Eracom Medan

a. Visi CV. Eracom Medan

Mengembangkan diri menjadi perusahaan modern dengan konsep pameran yang memberikan pelayanan terbaik, didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten dan mitra usaha yang berkualitas untuk kepuasan konsumen.

b. Misi CV. Eracom Medan

Menjadi sebuah perusahaan yang terkemuka dalam bidang bisnis retail elektronik dan dengan jaringan yang luas dan didukung oleh pelayanan terbaik dan fasilitas terlengkap.

3.1.2 Struktur Organisasi CV. Eracom Medan

Organisasi merupakan kumpulan atau sekelompok dari manusia, peralatan dan fasilitas dalam suatu wadah atau tempat pengaturan tertentu untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Setiap organisasi harus memiliki struktur organisasi untuk menjaga keteraturan. Dalam suatu Instansi atau perusahaan, diperlukan adanya struktur organisasi untuk mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian, sehingga akan memudahkan dalam menuntun, mengarahkan serta mengawasi pelaksanaan kegiatan organisasi tersebut sesuai dengan fungsinya masing-masing dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Adapun susunan struktur organisasi CV. Eracom Medan adalah sebagai berikut :

Struktur Organisasi CV. Eracom Medan

Gambar 3.2 Struktur Organisasi CV. Eracom Medan

3.1.3 Tugas dan Wewenang dari Struktur Organisasi

Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab jabatan-jabatan dari struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut :

1. Menejer

Menejer berkewajiban untuk merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kegiatan sehingga tercapai tujuan yang diharapkan. Tugas dan tanggung jawab menejer adalah :

a. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan baik itu kemajuan perusahaan atau untuk mengambil keputusan di dalam perusahaan.

b. Membina dan memelihara hubungan kerjasama yang baik dengan pihak yang terkait seperti dealer barang – barang elektronik, Bank dan sebagainya.

c. Melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan, serta ketentuan-ketentuan yang diperintahkan oleh perusahaan.

2. Bagain Administrasi Umum

Bagian administrasi umum merupakan pembantu utama pimpinan dalam bidang administrasi umum. Tugas dari bagian ini anntara lain :

a. Menerima dan mengagendakan surat masuk.

b. Mempersiapkan konsep surat yang telah ditanda tangani pimpinan perusahaan.

c. Mempersiapkan kwitansi untuk penerimaan uang hasil penjualan barang seperti kwitansi.

d. Mengerjakan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh pimpinan perusahaan.

3. Bagian Penjualan

Kegiatan dari bagian penjualan adalah memberikan layanan kepada pembeli dan calon pembeli agar mereka memperroleh kepuasan yang maksimal. Tugas pokok bagian ini antara lain :

a. Menerima dan melayani calon pembeli.

b. Memberikan informasi tentang kondisi komputer yang akan dijual.

c. Merawat dan memelihara barang yag ada agar tetap dalam kondisi yang baik.

d. Mengadakan negoisasi harga dengan calon pembeli.

e. Menyampaikan laporan penjualan.

f. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

4. Bagian Keuangan

Kegiatan bagian keuangan adalah mengatur penerimaan dan pengeluaran uang kas agar seluruh dana dapat digunakan dengan efektif. Tugas pokok dari bagian ini antara lain :

a. Memeriksa kebenaran dan kelengakapan dokumen peneriamaan dan pengeluaran kas termasuk pembelian, penjualan dan dokumen lainnya.

b. Memerikas dan mengevaluasi pekerjaan kasir.

c. Menyusun laporan penerimaan dan pengeluaran kas.

d. Mengarsipkan dokumen yang ada hubungan dengan keuangan.

e. Memelihara hubungan baik dengan pihak terkait seperti Bank, pembeli (customer), pemasok (supplier) dan sebaginya.

f. Menyusun anggaran penerimaan dan pengeluaran kas.

5. Kasir

Kasir merupakan pembantu dari bagian keuangan dalam mengolah kas perusahaan. Tugas utama kasir antara lain adalah :

a. Memerikasa kelengkapan dan kebenaran bukti – bukti penerimaan kas.

b. Melakukan pembayaran sesuai dengan bukti yang telah disetujui oleh bagian keuangan dan pimpinan perusahaan.

c. Menerima uang kas menurut bukti yang telah dipersiapkan sebelumnya serta menyerahkan uang kas ke Bank.

d. Membantu bagian keuangan dalam menyusun anggaran penerimaan dan pengeluaran kas.

e. Melaksanakan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh pimpinan.

6. Bagian Pembukuan

Bagian pembukuan merupakan pembantu pimpinan untuk mencatat dan melampirkan seluruh transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Tugas bagian pembukuan antara lain adalah :

a. Mencatat transaksi dalam jurnal kemudian memindahkan kebuku secara tertib dan benar.

b. Mengiventariskan aktiva tetap dan membandingkan kebuku perusahaan.

c. Menyusun laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan perhitungan laba rugi serta lapaoran lain yang dianggap perlu.

d. Memindahkan data ke dalam komputer dalam bentuk atau format Ms. Word.

e. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

7. Kepala Teknisi

Kepala bagian teknisi bertugas untuk mengawasi teknisi barang elektonik seperti teknisi komputer, printer atau yang lainnya. Tugas bagian teknisi ini antara lain adalah :

a. Mengawasi / Memberi tugas kepada teknisi untuk melakukan tugas yang ada.

b. Memberikan pinjaman barang – barang dan alat yang digunakan untuk keperluan perbaikan komputer, monitor, printer ataupun barang lainnya.

c. Mencatat barang dan alat yang diperbaiki ataupun dipinjam oleh teknisi.

d. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

8. Bagian Teknisi

Bagian ini bertugas untuk antara lain :

a. Memperbaiki kerusakan barang – barang elektronik seperti komputer, monitor printer, harddisk dan barang elektronik lainnya.

b. Menambah program aplikasi sesuai dengan permintaan pelanggan.

c. Mengecek barang terlebih dahulu sebelum barang dibeli pelanggan.

d. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

9. Bagian Adm. Gudang

Tugas dan wewenang bagian persediaan adalah :

a. Mengontrol pergerakan barang yang laku dan yang tidak laku

b. Mencatat barang masuk dan barang keluar

c. Memeriksa semua kondisi barang masuk serta melihat barang – barang cacat.

d. Mebuat laporan keseluruhan barang untuk diserahkan ke pimpinan.

3.14 Sistem Persediaan Yang Sedang Berjalan Pada CV. Eracom Medan

Sistem persediaan barang yang berjalan pada CV. Eracom Medan masih menggunakan metode pencatatan barang masuk dan keluar kedalam sebuah buku expedisi. Apabila ada barang masuk dari supplier, maka petugas bagian gudang akan mencatat data-data barang masuk kedalam buku expedisi barang masuk, demikian juga apabila ada barang yang diminta oleh bagian penjualan maka akan dicatat pada buku expedisi barang keluar, kemudian bagian penjualan memberikan laporan barang keluar kepada kepala gudang, sehingga kepala gudang akan memeriksa dan menyesuaikan kembali informasi dan laporan persediaan serta meneruskannya kembali kepada bagian penjualan. Selanjutnya bagian penjualan akan menyampaikan laporan tersebut ke menejer/pimpinan yang bertanggung jawab atas proses pengadaan dan penjualan.

Adapun sistem persediaan barang pada bagian - bagian persediaan dapat digambarkan pada diagram dengan alur sebagai berikut :

Gambar 3.3 Sistem Persediaan Yang Sedang Berjalan

Pada CV. Eracom Medan

3.1.5. Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang harus dilakukan dalam tahapan-tahapan analisis sistem. Masalah dapat diartikan sebagai suatu persoalan yang harus ditemukan solusinya karena masalah merupakan suatu faktor dominan yang dapat menyebabkan sasaran ataupun tujuan utama dari suatu sistem yang akan dibuat tidak dapat tercapai secara maksimal. Oleh karena itu pada tahapan-tahapan analisis sistem adalah mengidentifikasikan permasalahan - permasalahan yang sedang terjadi.

Dalam hal ini penulis mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang sedang dihadapi oleh bagian persediaan adalah sebagai berikut:

1. Penyajian informasi barang masuk dan barang keluar belum efisien dan akurat.

2. Pembuatan Informasi dan laporan persediaan barang tidak dapat disajikan secara tepat waktu.

3. Seringnya terjadi duplikasi dan tumpang tindih data, informasi dan laporan

4. Sulitnya melakukan update/pembaharuan data, informasi dan laporan persediaan

3.1.6. Analisa Masalah

Berdasarkan masalah yang telah teridentifikasi maka penulis mencoba untuk menganalisa penyebab dari masalah tersebut sehingga nantinya dapat dihasilkan suatu ide dan masukan yang merupakan solusi penyelesaian masalah persediaan yang lebih baik. Adapun hasil analisa yang penulis lakukan terhadap masalah yang terjadi pada CV. Eracom Medan khususnya dalam sistem persediaan barang dapat di kategorikan sebagai berikut:

1. Pencatatan barang masuk dan keluar masih menggunakan buku expedisi sehingga memungkinkan hilang, rusak maupun tercecer.

2. Pencatatan dan validasi stok/persediaan dilakukan bukan hanya satu kali sehingga banyak proses pencatatan data, informasi dan laporan yang tumpang tindih dan berulang.

3. Pengupdatean data, informasi dan laporan tentang persediaan dilakukan secara periodik (sekali sebulan) sesuai dengan penyampaian laporan bulanan.

3.2 Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data yang mendukung di dalam pembuatan sistem, maka penulis menggunakan dua macam pendekatan metode yaitu :

a. Studi Lapangan (Field Research)

1. Pengamatan (Observasi)

Adapun kegiatan pengamatan yang penulis lakukan di bagian bagian persediaan meliputi pengamatan terhadap proses pengadaan, dokumen pengadaan, dokumen permintaan dan dokumen pendistribusian yang tercakup dalam sebuah buku expedisi, serta format dan bentuk-bentuk laporan persediaan yang harus disampaikan kepada menejer setiap periode.

2. Wawancara (Interview)

Pengumpulan data dilakukan dengan berbicara secara langsung pada subjek atau orang yang berkaitan dengan data yang dibutuhkan yang sesuai dengan studi. Adapun wawancara yang dilakukan penulis dengan pihak bagian persediaan meliputi faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan jumlah stok, pihak/bagian mana saja yang terkait dengan perubahan stok, dan bagaimana mengantisipasi dan melakukan pengontrolan persediaan barang.

b. Studi Kepustakaan (Library Studi)

Penulis melakukan studi perpustakaan untuk dapat memperoleh bahan-bahan yang bersifat teori ilmiah yang digunakan sebagai dasar untuk melakukan penulisan dan analisis terhadap kendala-kendala yang ada pada perusahaan tersebut sehingga kendala tersebut dapat terselesaikan dengan baik.

3.3 Lokasi danWaktu Studi

Di dalam melaksanakan penulisan Tugas Akhir ini, penulis melakukan magang pada CV. Eracom Medan, yang beralamat di Jl. Rebab No.8 Psr. II Padang Bulan Medan, selama 1 (satu) bulan terhitung mulai tanggal 27 April 2015 s/d 27 Mei 2015 dan berhasil mengumpulkan data-data yang dibutuhkan baik untuk kelengkapan isi Tugas Akhir yang penulis buat maupun kebutuhan dan keperluan sistem persediaan yang akan penulis rancang.

Untuk yang malas baca / ingin sedot langsung saya udah siapkan file nya untuk kamu bro, caranya klik aja link download ini :