BAB 2 - SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG CV. ERACOM MEDAN

February 13, 2016

BAB 2

LANDASAN TEORI DAN KONSEPTUAL

2.1 Landasan Teori

Landasan teori merupakan panduan untuk melaksanakan dan menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini penulis mengemukakan beberapa teori yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. Teori-teori yang akan dikemukakan merupakan dasar bagi penulis untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pada saat pembuatan Tugas Akhir.

2.1.1 Sistem

Kata sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu ”Systema” yang berarti kesatuan. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang harus bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode, prosedur teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan.

a. Pengertian Sistem

Yakub (2012:1) menyatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.

Iputu Agus Eka Pratama (2014:7) menyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk

melakukan suatu tugas bersama-sama.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

b. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan atau dikelompokkan menjadi beberapa bagian sebagai berikut:

1. Sistem Abstrak (abstract system) dan Sistem Fisik (physical system).

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran energi sistem yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem kepercayaan. Sedangkan sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer atau sistem produksi.

2. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made system).

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin yang disebut dengan istilah human manchine system.

3. Sistem Tertentu (Deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic system).

Sistem tertentu (deterministic system) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Misalnya sistem program komputer. Sedangkan sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya sistem keadaan negara setelah Pemilu.

4. Sistem Terbuka (open system) dan Sistem Tertutup (closed system)

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan lainnya.

c. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components)

Komponen sistem merupakan suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan Sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem merupakan batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antar subsistem .

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Pengolahan sistem merupakan suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Goal)

Sasaran sistem merupakan suatu sistem pasti yang mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) dan sistem yang sangat menentukan sekali yaitu masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

d. Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan (goal)

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem lain berbeda.

2. Batasan (Boundary)

Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, dimana batasan ini dapat berupa :

a. peraturan-peraturan

b. biaya-biaya

c. personel

d. peralatan

e. dan lain-lain

3. Kontrol (Control)

Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem, yang dapat berupa:

a. kontrol pemasukan data (input)

b. kontrol pengeluaran data (output)

c. kontrol pengoperasian

d. dan lain-lain

4. Masukan (Input)

Masukan sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.

5. Proses (Process)

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.

6. Keluaran (Output)

Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, output dapat berupa :

a. Laporan

b. Grafik

c. dan lain-lain

7. Umpan Balik (Feed Back)

Merupakan elemen sistem yang mempunyai tugas untuk melihat kembali apakah sistem telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Umpan balik dapat berupa :

a. Perbaikan

b. Pemeliharaan

c. dan lain-lain

Gambar 2.1 Elemen – Elemen Sistem

2.1.2 Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi penerimanya, serta menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Tanpa adanya informasi yang baik dan akurat, maka sistem yang dirancang atau digunakan menjadi tidak sesuai dan tidak mungkin akan bertahan lama.

a. Pengertian Informasi

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan fakta yang dapat menyatakan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data diolah menjadi informasi sehingga data tersebut lebih berguna bagi pemakai informasi.

Edhy Sutanta, (2011:12), Informasi merupakan hasil pengelolaan data sehingga menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung dan tidak langsung.

Yakub (2012:8), informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan.

Iputu Agus Eka Pratama (2014:9), informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah atau diproses yang memiliki arti yang dapat digunakan sebagai dasar dalam mengambil suatu keputusan.

b. Nilai Informasi

Informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya dan informasi yang kita butuhkan tersebut harus tepat waktu, berguna, dan bebas dari kesalahan. Akan tetapi bila dikaitkan dalam suatu sistem, maka informasi tersebut mempunyai relevansi yang banyak dengan arti bahwa informasi tidak untuk dinikmati oleh satu pihak, melainkan banyak pihak yang membutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi.

Nilai informasi didasarkan atas beberapa sifat, yaitu:

1. Mudah Diperoleh

Sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapat diperoleh. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan Lengkap

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini berarti tidak hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur dan karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

Sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi.

5. Ketetapan Waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi.

6. Kejelasan

Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.

7. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan, tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambil keputusan.

8. Dapat Dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak Ada Prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat Diukur

Sifat ini menunjukan hakekat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

c. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality information) tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus akurat (accutare), tepat waktu (timelines), relevan (relevance).

1. Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan dan harus jelas agar mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Pada Waktunya

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat serta harus disajikan dengan tepat pada saat orang membutuhkan.

3. Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Untuk lebih jelasnya informasi merupakan hasil atau output dari proses informasi data. Hal ini dapat dilihat seperti gambar 2.2 dibawah ini:

Gambar 2.2 Proses Data menjadi Informasi

2.1.3 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi yang penulis maksud disini adalah hal-hal yang menjelaskan tentang sistem informasi yaitu pengertian sistem informasi dan tujuan sistem informasi.

a. Pengertian Sistem Informasi

Rudi Tantra (2012:6), sistem informasi adalah kumpulan dari berbagai prosedur di dalam perusahaan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Yakub (2012:17), sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi, kemudian dengan integrasi yang dimiliki antar subsistem, maka sistem informasi akan mampu meyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah seperangkat elemen-elemen yang sistematis, yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dan mendukung fungsi operasional untuk mengambil kesimpulan atau kebijaksanaan dengan tujuan tertentu.

b. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sistem dengan istilah sebagai berikut:

1. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan adalah input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok model adalah blok yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Blok keluaran adalah informasi yang berkualitas dan didokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technologi Block)

Blok teknologi adalah kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirirnkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Basis data (Database Block)

Blok basis data adalah kumpulan dari data yang berhubungan satu dengan yang lainnya, yang tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control Block)

Blok kendali adalah pengendalian yang perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

c. Tujuan Sistem Informasi

Adapun tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang baik dan lebih berguna untuk mempermudah dan mengefesiensikan waktu, biaya dalam mengambil suatu keputusan dan untuk mengurangi ketidakpastian bagi pengambil keputusan secara spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani.

2.1.4 Persediaan

Persediaan sangat penting bagi setiap perushaaan yang menghasilkan suatu barang ataupun jasa. Tanpa adanya persediaan perusahaan akan dihadapkan dengan resiko, bahwa pada prinsipnya persediaan mempermudah dan memperlancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk menyediakan barang serta selanjutnya menyampaikan kepada pelanggan.

Sistem persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memonitori tingkat persediaan dan menentukan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat atau dengan kata lain sistem dan modal persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui permintaan apa, beberapa, dan kapan pesanan dilakukan secara optimal. Pembelian sudah tentu menambah persediaan juga dengan pengeluaran akan mengurangi persediaan.

a. Pengertian Persediaan

R. Agus Sartono (2010 : 443), Persediaan merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam satu perusahaan, hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan ditinjau dari segi neraca persediaan adalah barang – barang atau bahan yang masih tersisa pada tanggal neraca atau barang – barang yang akan segera dijual, digunakan atau diproses dalam periode normal perusahaan.

Agus Ristono (Manajemen Persediaan, 2009:24), Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan pemanfaatanya.

Pembagian berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi menjadi 3 kategori, yaitu:

1. Persediaan bahan baku.

2. Persediaan bahan setengah jadi.

3. Persediaan barang jadi.

Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari:

1. Persediaan pengamanan (Safety stock).

2. Barang simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.

3. Sifat persaingan.

b. Manfaat Persediaan

Ada beberapa alasan mengapa suatu perusahaan harus memiliki persediaan, antara lain :

1. Untuk memenuhi permintaan konsumen yang telah diramalkan. Karena permintaan tak diketahui dengan pasti, dapat dimiliki persediaan tambahan yang dinamakan safety or buffer stock untuk memenuhi lonjakan permintaan yang diramalkan. Faktor musim sangat berpengaruh terhadap gejolak permintaan. Dengan demikian safety stock dapat menghindari shortage.

2. Untuk mendapatkan potongan harga jika membeli dalam jumlah banyak.

3. Untuk menghindari resiko akibat kenaikan harga.

4. Persediaan barang dapat menjaga kelancaran produksi karena dapat menghindari stock out jika terjadi kelambatan pengiriman, kerusuhan massa atau bencana alam.

c. Jenis Persediaan

Penanganan modal dalam persediaan mempermudah perusahaan untuk melancarkan proses produksi dan untuk mengantisipasi permintaan yang mudah berubah. Persediaan dapat digolongkan dalam dua bentuk, yaitu berdasarkan proses yang dialami. Jenis-jenis persediaan yang umum dimiliki pada suatu perusahaan diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Working Stock (Cycle atau Lot Size Stock)

Adalah persediaan yang diperlukan dan di simpan sebelum diperlukan agar pemesanan dapat dilakukan dalam bentuk lot sejumlah yang diinginkan. Ukuran lot ini bertujuan untuk meminimalisasikan biaya pemesanan dan penyimpanan, dan mendapatkan potongan harga. Secara umum, jumlah rata-rata persediaan di “tangan” yang dihasilkan dari ukuran lot membentuk stok aktif suatu organisasi.

2. Safety stock (Buffer atau Fluctuation Stock)

Adalah persediaan yang disimpan untuk mengantisipasi kemungkinan supply dan demand yang tidak pasti. Dalam siklus pemenuhan kembali, stok ini berfungsi sebagai tameng terhadap kekurangan stok.

3. Anticipation Stock (Seasonal atau Stabilization Stock)

Adalah persediaan yang digunakan untuk menghadapi permintaan musiman yang memuncak, keperluan sampingan (promosi, pemogokan buruh, penutupan karena libur). Stok ini disediakan atau diproduksi sebelum diperlukan dan berkurang selama permintaan puncak, dengan harapan agar tingkat produksi rata-rata tetap tercapai dan jumlah tenaga kerja tetap stabil.

4. Pipeline stock ( work in process )

Adalah persediaan yang ada dalam perjalanan dan membutuhkan waktu dari penerimaan barang pada saat masuk, pengiriman bahan dalam proses produksi, pengiriman barang sampai ke outputnya. Secara external pipeline stock dapat digambarkan persediaan dalam perjalanan di truk, kapal atau alat angkut lainnya. Sedangkan secara internal, merupakan proses menuggu diproses dan dipindahkan

5. Decoupling stock

Merupakan persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.

6. Physics stock

Merupakan persediaan barang yang diadakan dalam bentuk pajangan untuk mendorong pembelian dan stock ini bersifat sebagai seorang sales yang berdiam diri.

d. Persediaan Berdasarkan Proses Produksi

Persediaan dapat dikelompokkan menurut bentuknya, dimana hal ini berkaitan dengan jenis dan posisi barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk, yaitu :

1. Persediaan bahan baku (Raw Materials)

Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari pemasok atau perusahaan yang dihasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.

2. Persediaan komponen (Component Part)

Yaitu persediaan yang terdiri dari komponen-komponen yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung dirakit dengan komponen lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

3. Persediaan barang setengah jadi atau persediaan barang dalam proses (Work in process)

Yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam suatu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses kembali untuk kemudian dijual sebagai barang jadi.

4. Persediaan barang jadi (Finished goods)

Yaitu persediaan yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual kepada pelanggaan atau perusahaan lain.

e. Rumus Persediaan

Ket : HPP (Harga Pokok Penjualan)

1. HPP = persediaan awal barang dagangan + pembelian bersih – persediaan akhir.

2. HPP = barang yang tersedia untuk dijual – persediaan akhir.

3. Pembelian bersih = pembelian + biaya angkutan – retur pembelian – potongan pembelian.

4. Persediaan barang dagangan = HPP – barang yang tersedia untuk dijual.

5. Barang yang tersedia untuk dijual = Persediaan barang dagang awal + pembelian + biaya angkut – retur pembelian.

6. Penjualan bersih = penjualan – potongan penjualan – retur penjualan.

2.1.5 Barang / Produk

Barang merupakan salah satu barang yang diciptakan oleh manusia dan di pergunakan oleh manusia untuk membantu meringankan pakerjaan manusia, dan untuk menggunakan barang tersebut manusia harus menggunakan sumber energi untuk mengaaktifkan barang tersebut agar dapat di pergunakan oleh manusia itu sendiri sesuai dengan kegunaanya.

2.1.6 Pengertian Barang / Produk

Sumarni dan Soeprihanto (2010:274), Barang adalah setiap apa saja yang bisa ditawarkan di pasar untuk mendapatkan perhatian, permintaan, pemakaian atau konsumsi yang dapat memenuhi keinginan atau kebutuhan”.

Produk tidak hanya selalu berupa barang tetapi bisa juga berupa jasa ataupun gabungan dari keduanya (barang dan jasa).

2.1.7 Visual Basic Enterprise 6.0

Sariadin Siallagan (2010:2), Visual Basic Enterprise 6.0 merupakan bahasa pemerograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari dalam mebuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang memungkinkan pemakai komputer tersebut dengan menggunakan modus grafik atau gambar.

2.1.8 Pengetian Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data itu tersimpan.

2.1.9 Pengetian Data Flow Diagram

Agus Saputra (2012: 31), menyatakan bahwa Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggambarkan alir data dalam suatu entitas ke sistem atau sistem ke entitas.

Yakub (2012 : 155), DFD adalah alat untuk membuat diagram yang serbaguna dan terdiri dari notasi penyimpanan data (data store), proses (process), aliran data (flow data), dan sumber masukan (entity).

Adapun simbol – simbol yang digunakan untuk menggambarkan Data Flow Diagram (DFD) adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Simbol Data Flow Diagram (DFD)

No.

Simbol Data Flow Diagram

Keterangan

Proses, kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data berupa masukkan untuk sistem.

External Entity, menyatakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Simpanan Data, simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau data base di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual dan suatu agenda atau buku.

Arus Data, menyatakan arus data yang mengalir diantara data proses, simpan data dan kesatuan luar.arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Ada beberapa tahapan dalam pembuatan DFD, yaitu:

1. Diagram Konteks (Top Level) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara global.

2. Diagram Level Nol (Overview Diagram) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada dalam diagram konteks.

3. Level Satu (Diagram Detail) merupakan diagram yang digunakan untuk arus data yang lebih mendetail dalam proses diagram level nol.

2.1.10 Data

Data berasal dari kata “Datum” yang berarti fakta yang mengandung arti dikembangkan dengan kenyataan yang dapat digambarkan dengan simbol (angka, huruf, grafik dan sebagainya). Untuk mengetahui lebih dalam tentang pengertian data atau apa yang dimaksud dengan data, berikut pengertiannya yang disamapaikan oleh beberapa para ahli pengertian tentang data antara lain adalah sebagai berikut :

Turban (2010, p41), data adalah deskripsi dasar dari benda, peristiwa, aktivitas dan transaksi yang direkam, dikelompokkan, dan disimpan tetapi belum terorganisir untuk menyampaikan arti tertentu

2.1.11 Basis Data (Database)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data adalah salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis data (database system). Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang menginteraksi kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Frieyadie (2010: 32), menyatakan bahwa pengertian basis data (database) adalah kumpulan tabel yang saling berinteraksi sehingga dapat diproses dan digunakan dengan cepat dan mudah.

Connolly dan Begg (2010, p65), basis data (database) adalah kumpulan berbagai data logika terkait dan deskripsi, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi.

O’Brien (2010, p173), basis data (database) adalah kumpulan elemen data yang terintegrasi yang berhubungan secara logikal.

Berdasarkan nilai data, tingkatan data hingga tersusun sebuah sistem basis data, dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 2.3 Hirarki Database

Keterangan gambar :

1. Bit adalah bagian terkecil dari keseluruhan yaitu berupa karakter ASCII nol dan yang merupakan komponen pembentuk bit.

2. Byte adalah kumpulan dari beberapa bit yang membentuk suatu karakter.

3. Field adalah suatu atribut record yang menunjukkan suatu item data.

4. Record adalah kumpulan dari field yang menggambarkan satu unit data individu tertentu.

5. File adalah sekumpulan dari beberapa record, menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis.

6. Basis data adalah kumpulan dari beberapa file data yang saling berhubungan dengan lainnya yang tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk memanipulasinya.

2.1.12 Database Management System (DBMS)

Database Management System (DBMS) adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menangani pengelolaan sebuah database, yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah dan diambil kembali yang dilengkapi dengan mekanisme pengamanan data, pemakaian secara bersama, tingkat keakuratan atau konsistensi data, dan sebagainya.

2.1.13 Bahasa Database

Untuk berkomunikasi atau berinteraksi dengan database yang berada dalam sebuah disk diperlukan suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat Database Management System (DBMS). Bahasa tersebut dapat disebut sebagai sebuah bahasa database yang berupa statement yang digunakan user untuk berinteraksi atau berkomuniksi dengan database tersebut. Bahasa database dapat dibagi kedalam bentuk dengan masing – masing kegunaanya yaitu :

1. Data Definition Language (DDL)

Merupakan kelompok perintah yang digunakan untuk melakukan pendefinisian database dan table, yang menggambarkan desain database secara keseluruhan didefinisikan. DDL dapat digunakan untuk membuat table, indeks, mengubah table, menentukan struktur penyimpanan table, dan sebagainya. Hasil dari kompilasi DDL adalah kumpulan table yang disimpan dalam sebuah kamus data (data dictionary). Kamus data merupakan sebuah metadata (superdata) yaitu data yang mendeskripsikan data sesungguhnya.

2. Data Manifulation Language (DML)

Merupakan bentuk bahasa database yang berguna untuk melakukan manipulasi dan pengambilan data pada suatu database. Manipulasi data dapat berupa penambahan, penghapusan, dan pengubahan data pada suatu database.

3. Data Control Language (DCL)

Termasuk didalam DCL adalah perintah untuk melakukan pendefinisian pemakai yang boleh mengkases database dan apa saja privilage-nya. Fasilitas ini tersedia pada sistem manajemen database yang memiliki fasilitas keamanan dengan membatasi pemakai dan kewenangannya. Dalam hal ini, ISO menyatakan DCL merupakan DDL.

2.1.14 Konsep Dasar Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan (network) yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Tujuan utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukkan struktur objek data (entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antara data store pada DFD. Komponen dari Entity Relationship Diagram (ERD) antara lain :

1. Entitas (entity)

Entity adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dengan keberadaan yang bebas, baik secara fisik maupun secara abstrak (konsep) mempunyai karakteristik tertentu, dimana informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Simbol yang digunakan adalah empat persegi panjang serta pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata benda.

Yakub (2012 : 60) menyatakan bahwa ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak.

Adapun bentuk eintitas atau objek data sistem informasi persediaan barang ini adalah :

Gambar 2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

2. Relasi (Relationship)

Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas, sebagai contoh manejer memimpin karyawanya. Kumpulan semua entitas bertipe sama disebut kumpulan entitas (entity set), sedangkan kumpulan semua relasi bertipe sama disebut kumpulan relasi (relationship set).

Relasi antara dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu:

a. Satu ke satu (One to one)

Relasi satu ke satu (one to one) adalah hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu.

Contohnya: 1 (satu) menejer memimpin 1(satu) perusahaan.

Perusahaan

Menejer

1 1

Gambar 2.5 One to One relationship

b. Satu ke banyak (One to many)

Relasi satu ke banyak (one to many) adalah hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat dibalik banyak berbanding satu.

Contohnya: 1 (satu) perusahaan memiliki lebih dari 1 (satu) karyawan.

Karyawan

Perusahaan

1 M

Gambar 2.6 One to Many relationship

c. Banyak ke banyak (Many to many)

Relasi banyak ke banyak (many to many) adalah Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak.

Contohnya: lebih dari 1 (satu) pemasok memasukkan lebih dari 1 (satu) barang.

M M

Gambar 2.7 Many to Many relationship

3. Atribut

Atribut adalah sifat dan karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut. Nilai atribut (attribute value) adalah suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut didalam suatu entitas atau relationship. Terdapat dua jenis atribut, yaitu identifier (key) yang digunakan untuk menentukan suatu entitas secara unik, dan descriptor (nonkey attribute) yang digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik. Bukan hanya entitas yang memiliki atribut tapi relationship juga dapat memilikinya. Simbol atribut biasanya disimbolkan dengan bentuk bulat elips.

4. Nama Hubungan

Nama hubungan biasanya disimbolkan dengan bentuk belah ketupat dan keterangan didalamnya biasanya menggunakan kata kerja.

2.1.15 Flowchart

Bagan alir (flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Menurut Agus Saputra (2012: 31), menyatakan bahwa flowchart atau diagram alir adalah suatu diagram yang menggambarkan alir data dalam suatu entitas ke sistem atau sistem ke entitas.

Berikut adalah gambar dan fungsi dari simbol-simbol yang digunakan pada flowchart :

Tabel 2.2 Simbol – Simbol Flowchart

No.	Simbol	Keterangan
1		Terminal adalah simbol yang dipergunakan dalam menunjukkan awal dan akhir dari suatu kegiatan.
2		Input-Output adalah simbol yang menunjukan arti pengolahan atau proses.
3		Proses adalah simbol yang menunjukkan operasi pembaca input atau pencetak input.
4		Decision adalah Suatu kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau pilihan.
5		Predifined Process adalah untuk menunjukkan suatu operasi yang rincianya ditunjukkan di tempat lain.
6		On Page Connector adalah suatu penghubung akan masuk atau keluar melalui simbol ini dalam lembar lain.
7		Line Connector (Garis Alir) adalah simbol yang digunakan untuk menghubungkan arah tujuan simbol yang satu dengan yang lainnya.
8		Dokumen (Document) adalah simbol yang digunakan untuk menghubungkan media input atau output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
9		Preparation adalah simbol yang digunakan untuk pemberian harga awal dan deklarasi variabel yang lain.
10		Magnetic Disk/Basis Data (Database) adalah simbol yang digunakan untuk media pengolahan data serta penyimpanan dalam storage.
11		Off Page Connector adalah simbol yang digunakan untuk penyambungan proses dari halaman yang satu ke halaman berikutnya.
12		Display adalah simbol yang digunakan untuk output yang ditunjukan ke suatu device seperti printer.

2.2 Konseptual

Konseptual merupakan kumpulan proses yang disediakan untuk memproses data guna mendapatkan suatu informasi yang baik. Konsep ini mendukung sistem informasi dari sistem yang akan dirancang sehingga pekerjaan terarah.

1. Barang diambil / dikirim oleh supplier yang kemudian dicatat tanggal masuk dan data-data barang lainnya. Setelah itu data disimpan dalam database dan kemudian dibuat laporan yang diberikan kepada pimpinan.

2. Barang yang sudah tersimpan dalam database digunakan sebagai stok barang yang kemudian dibuatkan laporan stok barang untuk diserahkan ke pimpinan.

3. Barang-barang yang keluar diambil dari stok barang dicatat tanggal keluar, dan data lainnya yang kemudian disimpan dalam database barang keluar dan dibuatkan laporan barang keluar kepada pimpinan.

4. Barang-barang yang rusak atau cacat dicatat tanggal retur, nomor retur, kode supplier dan data-data lainnya dalam database retur untuk dikembalikan kepada supplier, kemudian dibuatkan laporan retur barang ututuk diserahkan ke pimpina

Untuk yang malas baca / ingin sedot langsung saya udah siapkan file nya untuk kamu bro, caranya klik aja link download ini :